2.2.3. Системы и стратегии управления запасами

Управление запасами предполагает получение точных сведений о величине различных видов запасов на складе и в разных стадиях обработки. Существенным аспектом деятельности складского хозяйства является поддержание размеров запасов материалов и изделий, хранящихся на складах, на таком уровне, чтобы было обеспечено бесперебойное снабжение всех подразделений необходимыми материальными ресурсами при условии соблюдения требований экономичности всего процесса товародвижения. Решение этой задачи достигается системой управления запасами.

85

Под системой управления запасами понимается комплекс мероприятий по созданию и пополнению запасов, организации непрерывного контроля и оперативного планирования поставок.

Управление запасами представляет собой важную экономическую проблему. Как утверждают данные исследований Holography Group, к 2010 г. на стоимость содержания товарных запасов будет приходиться 70 % комплексной стоимости доставки товаров практически в любой индустрии [27, с. 57]. По оценкам ряда специалистов, применение методов логистики дает возможность снизить уровень запасов на 30 - 50 % и сократить время движения продукции на 25 - 40 %.

Многообразие систем управления запасами может быть сведено к двум типам, отличающимся по принципам пополнения запасов и обработки информации. В системах первого типа очередная доставка товара осуществляется в случае уменьшения наличных запасов до точки повторения заказа. Эта точка характеризует уровень запасов, гарантирующий наличие товара на складе за время между моментом заказа новой партии товара и ее поступлением на склад. В системах второго типа заказ переменного размера размещается через постоянные интервалы времени [26, с. 50]. На практике можно встретить и системы смешанного типа.

Для получения точной информации состояния складского запаса в системе первого типа применяется непрерывная обработка информации, при которой в любой момент времени у работника, принимающего решение, имеется точная информация о состоянии запаса.

Рассматриваемая система часто называется "двухбункерной", так как запас хранится как бы в двух бункерах: в первом - для удовлетворения спроса в течение периода от даты поставки до даты заказа, во втором - в течение периода от даты заказа до даты поставки (рис. 2.2.3). Достоинство данной системы заключается в том, что материал поступает одинаковыми партиями, что снижает затраты по доставке и содержанию запаса. Однако при этом требуется систематический непрерывный контроль запасов, что увеличивает издержки, связанные с их регулированием.

Использование системы с фиксированным размером заказа наиболее эффективно при соблюдении следующих условий:

86

Система фиксированного заказа чаще всего применяется в управлении запасами:

Рис. 2.2.3. Движение запасов в системе управления с фиксированным размером заказа
Рис. 2.2.3. Движение запасов в системе управления с фиксированным размером заказа

87

Одно из преимуществ системы фиксированного заказа заключается в простоте механизма ее действия. В случае, если размер спроса за время опережения (между подачей заказа на поставку и поступлением партии на склад) можно предсказать с достаточной точностью, действие системы характеризуется высокой степенью автоматизма. Предприятие в любой момент времени может узнать о возникшей потребности в материалах и выдать очередной заказ для их пополнения.

Действие системы управления запасами с твердо установленным количеством заказываемого материала оптимизируется по критерию минимума суммы затрат на запас с учетом затрат на заказ.

Под затратами на заказ в случае закупок готовых материалов понимаются затраты на персонал покупателя и затраты на обработку заказа при получении оплаты. В случае заказа на большие партии товаров часто делаются скидки.

Под затратами на заказ на производство продукции понимаются затраты на подготовку производства продукции, затраты на персонал, занятый планированием и подготовкой работы, и затраты на обработку заказа. На практике довольно сложно выразить все эти затраты количественно.

Чем больше количество заказанного, тем больше средний (серийный) запас и тем выше затраты на него. Вместе с тем, чем выше количество заказанного, тем меньше заказов размещается и тем ниже общая сумма затрат на заказ.

В логистических системах второго типа (системах периодических проверок состояния запасов) применяется групповая обработка информации. Состояние запаса в таких системах исследуется через определенные (одинаковые) интервалы времени. Решения о пополнении запасов принимаются только во время таких проверок.

Система данного типа характеризуется тем, что материалы заказываются и поступают на склад через равные промежутки времени. Управление запасами по этому методу можно представить графиком, изображенным на рис. 2.2.4.

При каждом поступлении очередной партии запас пополняется до максимального. Регулирующими параметрами системы являются максимальный уровень запасов и интервал между двумя заказами или очередными поступлениями партий. Меняется размер

88

Рис. 2.2.4. Движение запасов в системе управления с фиксированной периодичностью заказа
Рис. 2.2.4. Движение запасов в системе управления с фиксированной периодичностью заказа

заказа (объем партии), который зависит от скорости потребления продукции в предшествующем периоде. Задача управления запасами сводится к тому, чтобы в момент заказа установить наличный запас, объем его потребления за период опережения и заказать новую партию материалов.

Достоинством данной системы является ее простота - регулирование осуществляется один раз в течение всего интервала между поставками. К числу недостатков системы относятся:

Поэтому система с фиксированной периодичностью заказа наиболее эффективна при небольших затратах материалов, равномерном их расходе, относительно невысоких транспортно-заготовительных расходах, а также при наличии возможности варьировать размер партии поставки.

89

Предприятие может управлять поступлением товарно-материальных ценностей на склад, изменяя объем или частоту их поставок, либо то и другое одновременно. Запасы, которые возникают в случае, если темпы поставок превосходят темпы расхода, обычно приводят к потерям в форме издержек хранения. В то же время, при наличии больших запасов уменьшается вероятность их истощения, а следовательно, и потерь, связанных с дефицитом и задержкой поставок. Кроме того, при больших объемах поставок сырья могут уменьшаться, например, как цена закупаемого материала (благодаря скидкам при оптовых закупках), так и затраты, связанные с обработкой и размещением заказов на пополнение запасов.

Большое значение имеет правильный выбор формы поставки материалов на склад: транзитной или складской [7, с. 28 - 29].

При транзитной форме поставок товар со склада готовой продукции предприятия-поставщика отгружается непосредственно на склад предприятия-потребителя. Эта форма поставки прямолинейна, проста и потому наиболее рациональна. Она осуществляется между двумя предприятиями без промежуточных перегрузок. Транзитный способ продвижения в принципе является наиболее экономичным, так как сокращает накладные расходы на материалы, дает возможность при правильной организации транзитного завоза снизить запасы материалов на складах потребителей. Однако он может применяться лишь в тех случаях, когда в адрес одного потребителя в течении определенного периода отгружается каким-либо поставщиком сравнительно большое количество материалов, позволяющее полностью загрузить соответствующее транспортное средство и осуществить отгрузку материалов с небольшими интервалами времени.

Возможность применения транзитной формы поставки определяется объемом потребления материалов, а также установленной для него транзитной нормой, под которой понимается минимально допустимое количество продукции, отгружаемое предприятием-поставщиком в адрес потребителя по одному заказу. Транзитный способ доставки материалов применяется и в тех случаях, когда потребитель находится недалеко от поставщика (на расстоянии примерно 150 - 200 км) и доставка материалов может осуществляться автотранспортом. Транзитная форма продвижения материалов успешно применяется в тех случаях, когда потребителю может доставляться партия продукции через промежуток времени, не превышающий установленной величины запаса в днях для данного материала.

90

Складская форма поставки применяется на предприятиях, потребляющих небольшие количества отдельных видов материалов. Такая форма поставки позволяет предприятию-потребителю закупать материалы в нужном количестве независимо от транзитных и заказных норм.

Так как продукция со складов торгово-посреднических организаций поставляется с большей частотой, чем при транзитной форме обеспечения, то складская форма поставок способствует значительному сокращению запасов продуктов у потребителя.

При расширении складского снабжения запас материалов на базах увеличивается. Однако общий абсолютный размер запаса в результате расширения складской формы снабжения уменьшается. Запасы на торгово-посреднических складах обладают большей маневренностью и позволяют им обслуживать широкий круг потребителей. Преимуществом складской формы поставок является возможность применения комплексного обеспечения предприятий, фирм и т.д.

Для обеспечения минимального времени поставок наиболее целесообразно осуществлять поставки через сеть промежуточных складов, где для этого имеются необходимые запасы. При складской форме поставок затраты падают в связи с увеличением времени поставок, но с некоторого момента затраты практически далее не меняются.

Транзитная форма поставок характеризуется более тесной связью затрат с возможным временем поставок и эффективна при несрочных или ритмичных поставках [5, с. 54].

Выбор той или иной формы поставки материалов потребителям в логистической системе должен определяться необходимыми технико-экономическими расчетами, в которых нужно учитывать положительные стороны и недостатки той и другой формы снабжения.

Складская форма (левая часть нижеприведенного неравенства) будет предпочтительнее транзитной (правая часть) в том случае, когда [17, с. 74]

Зос + Ззс + Зте + Зстс + Зкс + Знес + Здс + Зсс + Зпс

≤ Зот + Ззт + Зтт + Зстт + Зкт + Знет + Здт + Зст + Зпт,

где Зос - потери от залеживания товаров в запасе на складе и в пути; Ззс - издержки содержания запасов на складах предприятия и торгово-посреднической фирмы; Зте - суммарные затраты на

91

транспортировку; Зстс - расходы на погрузку-выгрузку; Зкс - комиссионное вознаграждение торгово-посреднических, транспортно-экспедиционных и брокерских компаний; Знес - потери от невыполнения заказов; Здс - затраты на оформление документации; Зсс - затраты на страхование; Зпс - убытки от порчи и потерь товаров в пути; Зот - потери от залеживания товара в запасе; Ззт - издержки содержания запасов на складах предприятия и покупателей; Зтт - затраты на транспортировку; Зстт - затраты на погрузку-выгрузку; Зкт - комиссионное вознаграждение, выплачиваемое посредникам; Знет - потери от невыполнения заказов из-за невозможности обеспечить требуемые сроки поставки товара; Здт - затраты на оформление документации; Зст - расходы на страхование; Зпт -затраты от порчи и потерь товаров в пути.

Большие возможности для совершенствования управления запасами дает применение математических методов и вычислительной техники. При их использовании достигается строгая формализация правил принятия решений по запасам, которая позволяет автоматизировать процесс принятия решений.

Основу математических моделей управления запасами составляют уравнения, выражающие суммарные затраты в качестве функции значений управляемых и неуправляемых переменных, характеризующих соответствующие свойства как самой системы, так и окружающей ее среды.

Основными характеристиками математических моделей управления запасами являются: управляемые переменные, параметры и критерии [26, с. 15].

Управляемыми переменными называются такие характеристики системы управления запасами, воздействуя на которые осуществляют управление системой. Управляемые переменные (размер заказа и размещение заказа) находятся во власти работника, принимающего решения. Воздействуя на них, он отвечает на вопрос - когда и сколько заказывать.

Параметры характеризуют основные особенности анализируемой системы управления запасами, обусловленные внешней средой. Они могут быть разделены на четыре группы: 1 - издержки, возникающие при управлении запасами; 2 - параметры, описывающие спрос; 3 - параметры, описывающие условия снабжения; 4 - ограничения (максимальный размер средств, вложенных в запасы, ограниченность складских помещений и т.п.).

92

Критерии характеризуют зафиксированные цели управления. По ним определяется и измеряется эффективность системы управления запасами.

Критерии эффективности системы управления запасами может выражаться различным образом, и в зависимости от этого возможны различные формулировки задачи управления запасами. Как уже отмечалось, в качестве критерия сравнения различных систем управления запасами могут использоваться общие издержки управления запасами. В этом случае задача управления запасами сводится к отысканию значений управляемых переменных, минимизирующих сумму издержек, на которые они могут повлиять.

Невозможность точного определения издержек, возникающих в результате дефицита запаса, приводит к тому, что в качестве альтернативного вводится критерий качества обслуживания. Повышение уровня сервиса должно быть направлено на обеспечение максимальной готовности к поставкам и избежание непропорционально растущих затрат на страховые запасы.

Критерий качества обслуживания может измеряться:

Если в качестве критерия выбран "уровень обслуживания", определяемый соотношением

то возможна следующая формулировка задачи: найти значения управляемых переменных, максимизирующие W, при заданном значении финансового показателя, который равен сумме заготовительных затрат и издержек содержания запаса.

Эквивалентной формулировкой задачи является нахождение значений управляемых переменных, минимизирующих финансовый критерий, при заданном уровне обслуживания W. В этом случае заданный уровень обслуживания накладывает ограничения на управляемые переменные системы [26, с. 22].

93

В ситуациях независимого спроса соответствующий процент оказания услуг можно определить с помощью пропорции, которая называется критическая пропорция

где Cv - потери вследствие истощения запаса; Со - стоимость содержания избыточного запаса.

В связи с тем, что подсчитать и спрогнозировать конкретные расходы, связанные с отдельными изделиями, дорого и трудно, менеджеры часто произвольно устанавливают процент оказания услуг, соизмеряя стоимость отсутствия запаса с расходами, связанными с его содержанием, как 19 : 1. Это соотношение соответствует 95%-ному уровню оказания услуг.

На практике установление и управление уровнем оказания услуг довольно трудоемкий процесс ввиду сложности классификации изделий, определения их функций и взаимозависимости. Процент оказания услуг по некоторым изделиям может быть ниже, чем по другим, но изделие, которое может не иметь большого значения для одного клиента, может быть решающим для другого. Если изделие предназначено для сборочного конвейера, то низкий процент оказания услуг по одному компоненту обесценит высокий процент по остальным компонентам. Более того, отдельные клиенты более терпимо относятся к низкому уровню оказания услуг, чем другие. На предприятии в качестве клиентов выступают производственные подразделения, и процент оказания услуг является одним из критериев эффективности управления снабжением. Нелишне подчеркнуть, что оказание услуг тесно связано с необходимыми инвестициями в запасы. Достижение высокого процента оказания услуг обходится дорого, а ожидание высокого процента оказания услуг без необходимой финансовой поддержки может привести только к разочарованию.

Выбор соответствующей стратегии управления запасами требует проведения большого объема вычислительных работ. Техника этих расчетов менее разработана, чем математические методы, находящие применение при решении отдельных проблем. Так, достаточно сложным является решение вопроса, связанного с включением различных видов материалов в один заказ или расчет

94

момента повторения заказа при случайном спросе на продукцию. Наличие отмеченных проблем порождает необходимость формирования стратегии управления на основе проведения приближенных несложных расчетов, позволяющих, тем не менее, определять политику предприятия в области управления запасами.

Приведем некоторые стратегии управления запасами и методы их разработки [17, с. 48 - 50].

Стратегия наибольшей осмотрительности. В соответствии с данной стратегией размер необходимого запаса определяется как произведение максимального потребления запасов (по любой позиции) в течение одного дня на наибольшую продолжительность периода поставки, которая имела место по выданным предприятием заказам. В результате создаются запасы, которые практически не могут быть полностью использованы к моменту оформления очередного заказа на их пополнение.

Данный метод гарантирует обеспечение потребностей производства в любом виде ресурсов, но связан с непропорционально высокими издержками на содержание и хранение запасов. Поэтому "наибольшая осмотрительность" может иметь место лишь в отношении постоянной номенклатуры продукции и тех видов товарно-материальных ценностей, дефицит которых может привести к остановке производства.

Стратегия дополнительного резерва. Гарантия удовлетворения потребностей обеспечивается в этом случае за счет создания дополнительного резерва материальных ресурсов. Величина дополнительного резерва определяется по одному из методов:

Метод 1. Размер резерва устанавливается равным средней величине спроса, умноженной на среднее значение времени опережения, скорректированного на коэффициент надежности, обычно принимаемого равным 25 - 40 %. Если среднесуточная потребность в материале составляет 10 ед. хранения, время поставки не превышает 9 дней, а коэффициент надежности выполнения заказа равен 0,3, величина дополнительного резерва составляет

(10 ед./дн. · 9 дн.) 0,3 = 27 ед.

Метод 2. Резервное количество единиц хранения определяется как показатель квадратного корня из величины среднего потребления в период, соответствующий времени опережения. Принимая

95

во внимание исходные данные, приведенные при рассмотрении первого метода, момент повторения заказа в данном случае наступит, когда на складе останется 100 ед. хранения

Z = 10 ед./дн. · 9 дн. + √(10 ед./дн. · 9 дн.)= 100 ед.

Стратегия процента от спроса. В основе данной стратегии лежит анализ частоты спроса на материальные запасы по результатам работы в течение определенного периода. Данные о величине спроса заносятся в график распределений нарастающим итогом. Затем устанавливается та часть общего числа периодов выдачи заказов, для которой допустимо полное расходование запасов, не влекущих за собой нарушения производственного процесса. По этой величине из графика определяется величина спроса, соответствующая установленным случаям полного использования запасов. Допустим, что для 10 % от общего числа периодов выдачи заказов допускается его полное расходование. Величина спроса в этом случае по графику составляет 12 ед./дн. При условии, что продолжительность поставки равна 9 дням, моменту повторения заказа будет соответствовать наличие на складе 108 единиц.

Z = 12 ед./дн. · 9 дн. = 108 ед.

Поскольку среднее значение распределения спроса равно 10 ед./дн., то в расчетный момент повторения заказа дополнительное, гарантированное количество материалов на складе равно

12 ед. /дн. · 9 дн. - 10 ед. /дн. · 9 дн. = 18 ед.

96