2.6.2. Обработка логистической информации

В логистической системе весь ход подготовки и принятия решений в значительной мере является процессом переработки информационного потока.

Полная и своевременная обработка информации должна обеспечивать устойчивую связь процессов снабжения, учета потребностей производства, удовлетворения имеющихся заказов на готовую продукцию. В этих условиях разрыв информации или ее неоперативное

196

поступление могут привести к нарушению снабжения предприятия определенного вида ресурсами, сбоям в производственном процессе, снижению качества обслуживания потребителей [44, с. 22].

Эффективное управление материальными потоками невозможно в отсутствии мощной информационной системы, обеспечивающей менеджеров разного уровня необходимой и достоверной информацией для планирования и контроля за функционированием логистической системы. Принятие управленческих решений немыслимо без надлежащего обмена информацией между различными звеньями управления, без наличия информационной структуры, определяемой системой потоков информации как между источниками и получателями сверху вниз (управление процессами), снизу вверх (контроль процесса), так и между параллельными подразделениями разного функционального назначения (координация) [137].

В идеальном случае информационная система играет роль "центральной нервной системы", связывая воедино производственный план, план материально-технического снабжения и сбыта, и обеспечивает интегрированное управление материальными и информационными потоками, циркулирующими в логистической системе.

Существующие на большинстве крупных и средних предприятий автоматизированные вычислительные системы, которые были созданы за более чем тридцатилетний период, так и не смогли выполнять функции управления. Максимум на что они оказались способны - автоматизировать рутинные расчеты и информационные процессы. К началу 90-х гг. концепция автоматизированных систем управления (АСУ, АСУП, ОАСУ, MIS, EIS) на отечественных предприятиях претерпела кризис. На смену классическим АСУ стали приходить корпоративные информационные системы (КИС). И дело здесь не только в вытеснении старой терминологии новой. Проявление интереса к информационным системам в России сегодня не случайно и вызвано вполне объективными причинами. При переходе к рыночным отношениям можно было выбирать лишь один из двух путей: либо стагнация на уровне технического оснащения 70 - 80-х гг., либо техническое перевооружение с использованием новых информационных и компьютерных технологий [30].

Корпоративная информационная система сегодня обеспечивает оптимальное управление производством, запасами, транспортными средствами, качеством продукции, сортировкой и упаковкой,

197

ликвидацией простоев, техническим обслуживанием производства и т.п. Она не только планирует производство по усовершенствованным методикам (комплексный производственный график, потребности в материалах, мощностях), контролирует выполнение плана работ (управление запасами, клиентскими заказами, заказами-нарядами, заказами на закупку и пр.), составляет технологические карты, управляет финансами и трудовыми ресурсами, но и осуществляет ряд "непроизводственных" функций. В их числе - контроль сервисного обслуживания, распределение готовой продукции и маркетинг.

Необходимо иметь в виду, что создание корпоративной информационной системы (ИС) требует существенных затрат, оправданность которых зависит от четкого выявления информационных потребностей логистики.

Процесс выявления информационных потребностей можно представить в виде "компромисса" между затратами на получение соответствующей информации и выгодой от снижения степени риска, которая обеспечивается наличием данной информации. Аналогично решаются вопросы о количестве хранимой в ИС информации, скорости ее передачи, обработки, и т.д.

Одновременно при создании ИС следует принимать во внимание тот факт, что потребность в количестве и качестве информации на различных уровнях управленческой иерархической структуры неодинакова. Это значит, что информационная система должна обеспечивать каждый иерархический уровень информацией, необходимой для принятия решения на данном конкретном уровне (рис. 2.6.1) [35, с. 58].

Современные информационные системы являются, по существу, результатом эволюционного развития автоматизированных систем управления предприятием. Новые экономические условия привели к изменению задач управления предприятиями. Как следствие, возникли и новые требования к автоматизированным информационным системам [45].

Разница между АСУП и современными системами заключается в том, что последние ориентированы на автоматизацию максимального числа этапов управленческого цикла, а АСУП - лишь на планирование и учет. Современная информационная система задействована не на выполнение отдельных задач, а на интегрированное управление логистикой и производством, обеспечение рациональных бизнес-процессов (рис. 2.6.2).

198

Рис. 2.6.1. Информационные потребности в зависимости от уровня управления [35]
Рис. 2.6.1. Информационные потребности в зависимости от уровня управления [35]
Рис. 2.6.2. Место корпоративной информационной системы в интегрированной системе управления
Рис. 2.6.2. Место корпоративной информационной системы в интегрированной системе управления

199

Пример западных компаний показывает, что современные информационные технологии управления дают три серьезных преимущества. Это (1) снижение издержек за счет оптимизации бизнес-процессов, в том числе "сжатия" их во времени, (2) гарантированное выполнение заказов в нужном объеме и в нужные сроки, (3) обеспечение качества продукции через качество производственных и управленческих технологий.

Внедрение автоматизированной системы управления предприятием позволяет увеличить объем продаж не менее чем на 15 %, а экономический эффект от снижения потерь окупает все затраты на систему уже через 1 - 2 квартала после начала ее работы в полном контуре. При этом оперативные потери или упущенные выгоды ("риски прямого действия") снижаются на 80 - 90 %, а стратегические потери ("риски непрямого действия") - на 60 - 90 %.

Например, исследования показывают, что общий эффект от внедрения системы за счет снижения потерь в процессе сбыта составляет не менее 2 % от объема продаж. Это связано в первую очередь с минимизацией потерь, которые бывают вызваны срывами поставок продукции из-за сбоев и ошибок в планировании поставок, неполной или потерянной информации, из-за низкой скорости прохождения заявок, невысокой гибкости учета потребностей клиента и т.д. Практически та же цифра получается при расчете экономического эффекта от снижения потерь в сфере управления складскими запасами. Система позволяет получать в режиме мониторинга информацию о состоянии конкретного материального ресурса в любом месте хранения в соответствии со всеми внешними и внутренними документами по его перемещению, что позволяет обеспечивать режим непрерывной инвентаризации.

Успеха в ближайшем будущем добьются только те компании, которые сумеют реорганизовать свою работу с помощью электронного инструментария. Чтобы полностью реализовать сулимые современными технологиями преимущества, необходимо рационализировать и модернизировать как бизнес-процессы, так и организационную структуру. Концептуально, речь далее идет о двух крупных мировых достижениях в менеджменте. Первое - это функционально-технологический подход (управленческий конвейер workflow, предложенный американскими специалистами), который группирует функции по процессам - последовательностям функций, объединенных в технологические цепочки, или по этапам

200

принятия управленческих решений. Второе - немецкое предложение - подробное системно-целевое описание компании, выстроенное по иерархии управления и исполняемым функциям, направленным на достижение определенных целей - orgware [46].

При построении информационной системы (ИС) важны оба взгляда - первый позволяет осуществить "горизонтальную интеграцию", т.е. с необходимой точностью и полнотой связать материальные и информационные потоки. Второй как бы придает осмысленность деятельности компании (управление по целям) и поддерживает "вертикальную интеграцию" - координацию между собой различных иерархических контуров управления от стратегического планирования до оперативного руководства линейными звеньями.

ИС должна обеспечивать фиксацию, хранение и обработку всей информации, существенной для принятия управленческих решений. Такая информация находится во всех подразделениях компании и, соответственно, во всех компонентах менеджмента1. При этом только в части из них традиционно используются количественные данные. Что касается, например, компонента "структура", то в нем должны быть представлены перечень организационных звеньев, описание функций и их распределение по звеньям. Для поддержания такой информации существуют специальные средства, которые отличаются от привычных баз данных.

В "логистике" традиционно учитываемые количественные данные в части поставок, запасов и сбыта связываются с данными, отражающими структуру деятельности (кто, кому, в какой последовательности должен передавать материальные ценности и информацию о них), - то есть учитываются и модели "бизнес-процессов"2 [46].

201

Как показывает практика, в современных условиях классический подход, основанный на использовании главным образом количественных данных, не только ограничивает информационное поле руководителя в принятии того или иного конкретного решения, но и закладывает несовершенную модель управления компанией. В этом случае информация о бизнес-модели, под которую строится база данных, находится в голове у руководителя и "извлекается" из нее по мере необходимости. Современный подход отличается тем, что топ-менеджмент может формализовать свое видение бизнес-модели, воспользовавшись определенными стандартами. А как только введены нормативы, модель можно выделить в отдельный блок создаваемой информационной системы (orgware). Бизнес-модель, включая форматы данных, запоминается в orgware, который экспортирует их в исполнительную систему для настройки количественной базы данных. В дальнейшем настройка может осуществляться автоматически. Таким образом, видение руководством бизнес-модели напрямую, без посредников, формирует структуру базы данных.

Использование подобной технологии позволяет руководителю видеть модель управления компанией, которую раньше приходилось строить и держать в голове. Теперь же можно видеть не только цифры, но и определить функционал и зоны ответственности менеджеров. Такие программы уже ряд лет применяются в составе наиболее мощных западных систем "комплексной автоматизации" (R3 компании SAP, BAAN, SOCAP).

Фактически деятельность любой организации представляет собой не что иное, как совокупность выработанных в повседневной практике деловых процессов, в которые вовлечены финансовые, материальные, кадровые, информационные и прочие виды ресурсов. Именно деловые процессы определяют порядок взаимодействия отдельных сотрудников и целых подразделений, а также принципы построения информационных систем. Поэтому автоматизация предприятия, исходя из делового процесса, наиболее логична, и самое главное, - вполне реальна благодаря современным workflow-системам, выступающим в роли связующего звена, вокруг которого и будут интегрироваться другие программные продукты.

Технология workflow предназначена для автоматизации потоков документов и производственных заданий, охватывающих подразделения и отдельных сотрудников организации, и учитывает правила, временные масштабы и алгоритмы решения управленческих задач.

202

Основная цель технологии workflow состоит в обеспечении деятельности по выполнению хозяйственных задач необходимой информацией соответствующего вида, объема, качества, в соответствующий срок и в нужном месте. При этом информационное обеспечение должно осуществляться в минимальные сроки, с минимальными издержками и на максимально высоком уровне обслуживания.

Стандарты по описанию деловых процессов в технологии workflow появились на Западе в семидесятые годы. Изменения, которые произошли за последние несколько десятилетий, в основном сводились к интеграции отдельных составляющих бизнеса. Если раньше подразделения компании, например, склад, производство, финансы, автоматизировались отдельно друг от друга, то сейчас между ними существует четкая взаимосвязь. Например, технология организации склада зависит от технологии организации продаж или производства. Работа склада должна быть построена так, чтобы максимально быстро сформировать заказ в соответствии со спецификой бизнеса.

Уровни разработки технологии workflow [47]
Уровень потока Детальное определение последовательности работ, участников, процедур принятия решений, условий делегирования и замещения функций
Функциональный уровень Увязка средств обработки данных (например, обработка текстов, составление таблиц, графиков, программы для баз данных и т.п.) с процессом управления. В идеальном случае инструментарий включается в работу непосредственно системой
Уровень данных Точное установление источников и адресатов документов, контрольных данных и т.п. Поток данных организуется так, чтобы они в идеале автоматически поступали на соответствующий инструментарий обработки, а по завершении задачи следовали по заданному маршруту
Уровень системного окружения Установление сфер соприкосновения с внешней средой
Уровень интерфейса Определение сфер соприкосновения человека с компьютером

203

Чтобы представить бизнес-процесс в технологии workflow, необходимо, чтобы он был выделен, структурирован, имел четкие правила выполнения и был повторяющимся. Как правило, целевые установки менеджмента потока работ достигаются лишь при условии коренных изменений сложившейся организации производственных процессов. Изменения в большинстве случаев связаны с упрощением и унификацией этих процессов, что позволяет снизить издержки и сделать более обозримым весь бизнес-процесс.

Бизнес-процесс можно составить и на основе "бумажной" технологии, но она позволяет только описывать процесс, но не управлять им. Менеджмент потока работ (Workflow Management1) представляет собой управление информацией на базе компьютерной технологии, развитие которой в последнее время позволило эффективно наладить обработку информации с помощью разделенных систем и сетей с использованием соответствующих программных средств. Его отличительной чертой является то, что он вводит в управление фактор времени, без чего трудно говорить о координации выполнения отдельных операций (как автоматизированных, так и выполняемых вручную), составляющих бизнес-процесс.

Автоматизация резко повышает контроль над рутиной. Информационные системы способны в автоматическом режиме обмениваться транзакциями (хотя, конечно, эти транзакции должны инициироваться менеджерами компаний в рамках принятых в них внутренних бизнес-правил). Хорошие автоматизированные системы не только "напоминают" исполнителю о несделанной работе, но также ведут регистрацию транзакций, накапливают статистику "поведения персонала", на основании которой менеджеры могут вести мониторинг событий в компании и при необходимости вносить соответствующие изменения.

При продуктивном использовании системы workflow выявляются возможности компьютерной поддержки управленческой деятельности, в связи с чем эта система может рассматриваться в следующих качествах [47]:

204

Непрерывный контроль над компьютеризованным процессом позволяет систематически совершенствовать его. Поскольку вся ключевая информация об организации процесса представлена в машинной форме, она может быть очень быстро оценена с применением компьютера. Пользователи сами с помощью имеющихся средств могут легко вносить изменения в реализуемые процессы. При этом нужно обязательно учитывать человеческий фактор. Технико-организационная адаптация хозяйственных процессов должна осуществляться всегда в сочетании с кадровыми мероприятиями. Постоянное обучение сотрудников должно стать важной составной частью текущего совершенствования процесса.

205


1 Так, в компаниях с развитым менеджментом инвентаризуются и подлежат учету: "организационные звенья", "центры финансового учета", "функции", "документы", "бизнес-процессы" и другие нетрадиционные объекты вплоть до "целей" компании. Еще недавно достижением считалась автоматизированная бухгалтерия, сейчас это - интегрированная система, связывающая бухгалтерию, склад, отдел сбыта, планово-экономическую и финансовую службы.
2 Под бизнес-процессом понимают совокупность (цепочку) различных видов деятельности (операций, функций), которые, вместе взятые, создают результат (продукт, услугу), имеющий ценность для потребителя, клиента или заказчика. В качестве клиента может быть другой бизнес-процесс. В цепочку обычно входят операции, которые выполняются структурными элементами, расположенными на различных уровнях организационной структуры предприятия [115].
1 Менеджмент потока работ (Workflow Management) оформился в самостоятельную дисциплину в результате быстрого роста производительности компьютеров, упрощения процедур их эксплуатации, разработок эффективной коммуникационной технологии. Эта дисциплина ориентирована в основном на разработку стандартных программ для электронного планирования и управления производственно-хозяйственными процессами на предприятиях [110].