2.6. Управление информационным потоком
2.6.1. Информационное обеспечение в логистике
Под информационным управлением понимается организация и использование систем информационного обеспечения производственно-хозяйственных процессов на предприятии. Оно базируется на системном подходе, который охватывает все виды деятельности, связанные с планированием и управлением процессами, нацеленными на обеспечение предприятия релевантной информацией. Каждое предприятие должно иметь свою стратегию интеграции информационного обеспечения принятия решений, определяемую паспортными данными изделия, его жизненным циклом и технологией изготовления, выбранным способом обработки данных, средствами передачи информации клиентам и партнерам и другими факторами.
Чрезвычайно велико значение информационного обеспечения логистического процесса. Подчеркивая самостоятельное значение
192
для эффективного функционирования предприятия управления информационными потоками и ресурсами, многие специалисты выделяют особую, информационную логистику.
Действительно, в центре эффективно управляемого материального потока должен находиться эффективно управляемый поток информации. Различают три варианта взаимодействия материальных и информационных потоков, когда информация опережает, сопровождает и поясняет материальный поток после его прохождения.
Опережение информационным потоком материального ставит своей целью устранение узких мест в производственном процессе. Опережающий информационный поток во встречном направлении содержит, как правило, сведения о заказе; опережающий информационный поток в прямом направлении - это предварительные сообщения о предстоящем прибытии груза.
Сопровождение, когда одновременно с материальным потоком идет информация о количественных и качественных параметрах материального потока, позволяет быстро и правильно идентифицировать товарно-материальные ценности и направить их по назначению.
Прохождение информационного потока с отставанием от материального обычно допускается только для оценки последнего. Вслед за материальным потоком во встречном направлении может проходить информация о результатах приемки груза по количеству и качеству, разнообразные претензии, подтверждения, информация о взаимных расчетах и т.д.
Цель информационного обеспечения в логистике заключается в том, чтобы получить возможность управления, контроля и комплексного планирования движения материалов и изделий. Для этого необходим полный контроль всей массы создаваемой и передаваемой информации. Все более насущной становится проблема непрерывного учета результатов функционирования системы, что способствует оперативному внесению изменений как в построение, так и в реализацию хода производственных процессов и товародвижения. Сегодня преуспевают те компании, которые в состоянии быстрее всех собрать и обработать достоверную информацию (о состоянии финансов и складов, о движении материалов, о ценах у конкурентов и т.д.) и, проанализировав ее, принять то или иное решение, - чтобы не отстать и сыграть на опережение.
193
Требования к информации, используемой в логистической системе [110]
Релевантность: основное назначение информационных сообщений - снятие неопределенности при принятии управленческих решений. Очевидно, что содержание информации должно соответствовать потребностям решаемой проблемы.
Толерантность: пользователь должен получать информацию в виде, доступном для восприятия без дополнительной интерпретации и в то же время достаточно надежном для принятия решений. Требуется различная форма представления информации для разных пользователей из-за сложившихся стереотипов восприятия информации.
Репрезентативность: любое явление, факт или сущность должны соответствовать своим оценкам - как с точки зрения средств измерения, так и с точки зрения точности и времени оценки, интересов конкретного пользователя.
Превращение параметров и данных в информацию для управления подчиняется определенным принципам. Главным из них является принцип минимального необходимого количества информации, в основе которого лежат принципы универсализации и оптимальной детализации информации. Не менее важным является принцип надежности собираемой информации. Высокая степень случайности возникающих событий часто ведет к неустойчивым показателям, имеющим временный характер, которые могут оказывать хотя и временное, но существенное влияние на величину других показателей. Из динамики и случайной изменчивости современного производства вытекает необходимость соблюдения принципа постоянства сбора производственной и коммерческой информации [137]. Собираемая, перерабатываемая и передаваемая информация должна отвечать и другим требованиям.
Управление информационным потоком предполагает осуществление следующих основных типовых функций [7, с. 90]:
194
Информационное обслуживание логистической системы должно удовлетворять определенным организационным требованиям, к основным из которых относятся следующие [7, с. 93]:
Основными компонентами информационной составляющей логистики являются системы обработки информации и передачи логистических данных. Принятие управленческих решений требует не только наличия обычной техники генерирования, сбора и обработки данных, но и создания информационной инфраструктуры, т.е. создания системы сбора и обработки данных в заранее определенных точках логистической цепи, обмена информацией между точками и передачи информации на различные уровни управления. Задача информационной логистики - управление информационным потоком по всей логистической цепи на всех иерархических уровнях, обеспечение детальной информации для оптимизированного
195
текущего и перспективного планирования, информационная поддержка стратегического управления производством.
Большое разнообразие и объем собираемых данных требуют и системного подхода к их обработке. В мире объем самой разной информации, передаваемой через информационно-телекоммуникационную инфраструктуру, удваивается каждые 2-3 года. Проблема "информационных перегрузок" решается сегодня с помощью извлечения из всего массива данных необходимой для нужд пользователя информации путем применения совершенных средств отбора, дальнейшей обработки и своевременного обновления информации. Современные технологии позволяют решать вопросы сжатия внутрифирменной и внешней информации, использования коммерчески выгодных интерфейсов, трансфера совместно используемых знаний между организационными подразделениями и партнерами по кооперации [43].
Быстрое развитие сетей локальных систем со сверхрегиональной и даже интернациональной структурой приводит к отказу от классических рабочих полей информатики и широкому привлечению средств телекоммуникаций. Создание и эксплуатация соответствующей коммуникационной структуры относятся к задачам информационного менеджмента, однако, в отличие от общепринятого понимания информационного менеджмента в информационной логистике на первом плане стоят информационные потоки между действиями (операциями) по внутри- и межфирменной координации (транзакциями). Речь при этом идет о служебной функции, которая, как и в случае с логистикой материальных потоков, имеет стратегически важное значение и служит для обеспечения производства товаров и услуг необходимыми ресурсами в нужное время и в нужном месте по всей логистической цепи.
196