2.2.4. Контроль за состоянием запасов
Одной из задач управления запасами является анализ изменения их объема на складе. Анализ может проводиться либо перманентно, либо внезапной инвентаризацией и фактическим определением наличия. Более или менее точные знания колебаний уровня товарно-материальных ценностей на складе являются основанием для расчета потребности и оформления заказа.
Контроль за состоянием запасов - это изучение и регулирование уровня запасов с целью выявления их отклонения от норм или оптимальных величин и принятия оперативных мер по ликвидации этих отклонений.
96
В производственной практике возможны различные отклонения от плановых показателей. К ним относятся:
Контроль может осуществляться на основе:
К числу параметров контроля за состоянием запасов относят также:
Для контроля за состоянием запасов в ряде стран применяются показатели запасоемкости, нормативы предельного уровня запасов, показатели скорости товарооборота и времени обращения товаров и другие. Контроль за состоянием запасов наиболее отлажен в таких системах организации производства и снабжения, как Kanban, MRP и др., благодаря чему обеспечивается равномерность выпуска (реализации) продукции, ритмичность (равномерность) поставок товаров при относительно низком уровне запасов и быстрой их оборачиваемости. Контроль за состоянием запасов как в промышленности, так и на торговых предприятиях может быть эффективно организован с применением различных вычислительных средств, в том числе персональных ЭВМ, использованием безбумажной технологии комплектации, штриховых кодов, и т.п.
Фирмы должны поддерживать как можно более низкий уровень запасов товаров определенной номенклатуры при условии сохранения высокого уровня обслуживания и оптимального времени
97
поставок с учетом множества дополнительных условий. При решении проблемы номенклатуры товаров необходимо регулярно изучать номенклатуру и проверять, возможно ли изъятие из запасов отдельных товаров или групп товаров.
В рамках управления запасами и в целях их лучшего контроля желательно дифференцировать различные виды материалов на складе. Нерационально уделять позициям, играющим незначительную роль в обороте, то же внимание, что и материалам первостепенной важности. Это получившее широкое признание положение известно как принцип Вильфредо Парето (Vilfredo Pareto).
Для эффективной работы с номенклатурой используется структуризация объектов складирования. Возможности классификации материалов, подлежащих хранению, основаны на анализе кривых ABC и XYZ.
ABC-анализ. Анализ ABC является вспомогательным средством для классификации хранимых изделий и основан на их стоимости, а также на других данных о них, например, числе деталей, необходимых для сборки изделия. Этот метод классификации складируемых деталей позволяет распределить их, исходя из объема или веса, и выяснить размеры складского помещения и количество необходимых транспортных средств. Такой подход облегчает размещение, в особенности тяжелых и объемных деталей, при одновременном учете их стоимости и соблюдении удобства получения со склада [28, с. 66].
Для проведения анализа ABC необходимо:
При проведении анализа ABC его результатом является построение кривой Лоренца для соотношений количества и стоимости. В зависимости от затрат материальные запасы подразделяются на три класса - А, В, С - по их удельному весу в общих издержках на материалы.
Этот анализ (называемый также "восемьдесят на двадцать") обычно приводит к следующим результатам: 80 % стоимости запасов
98
создает пятая часть товаров, которые и составляют группу А. К группе В относится треть товаров от общего объема, которые составляют 15 % стоимости всех ресурсов, а к группе С - оставшаяся половина товаров, удельный вес которых в общих затратах составляет лишь 5 % (рис. 2.2.5).
Анализ ABC показывает значение каждой группы материалов. Материалы класса А - это немногочисленные, но важнейшие материалы, на которые приходится большая часть денежных средств, вложенных в запасы. Материалы класса В относятся к второстепенным и требуют меньшего внимания, чем материалы класса А. Материалы класса С составляют значительную часть в номенклатуре используемых материалов, но недороги, на них приходится наименьшая часть вложений в запасы.
Естественно, начинать наводить порядок нужно с самой маленькой и самой дорогой группы А. Выводом из этого анализа для деталей А являются:
99
Для деталей В определяются экономичные размеры и момент выдачи повторного заказа. Изделия класса В являются промежуточными между изделиями класса А и С и, хотя закупаются систематически, подвергаются переучету реже, чем изделия класса А. Осуществляется обычный контроль и сбор информации о запасах, что позволяет своевременно обнаружить основные изменения в использовании материальных запасов этого класса.
Для деталей С:
Анализ XYZ. Метод ABC весьма быстро набирает популярность среди отечественных руководителей, причем не только в деле управления запасами (чаще всего его используют для анализа дебиторской задолженности и отслеживания ценовых колебаний на рынке). Однако, по мнению специалистов, наибольший эффект дает применение этого метода в комбинации с другой, пока мало известной в России техникой - XYZ.
XYZ-анализ позволяет классифицировать запасы в зависимости от характера их потребления и точности прогнозирования изменений в их потребности (что особенно важно для торговых фирм):
100
Для каждой группы материалов создается своя стратегия хранения и пополнения запасов, а также определяется необходимое количество пунктов хранения в логистической сети, где необходимо разместить данные виды материалов. Запасы, относящиеся к первой группе (с большой частотой и объемом потребления), обычно размещают на всех узловых пунктах хранения, и частота пополнения запасов здесь высока, а относящиеся к третьей группе (с низкими объемами и частотой потребления), - в нескольких или даже единственном пункте хранения.
Результатом совместного проведения анализов ABC и XYZ является матрица, состоящая из девяти различных классов материалов, каждый из которых имеет две характеристики: стоимость запасов и точность прогнозирования потребности в них. В управлении этими блоками существуют определенные закономерности. Как показывает практика, категории СХ, CY, CZ управляются одинаково. Скажем, для среднего промышленного предприятия планирование таких запасов происходит обычно на год, с ежемесячной проверкой наличия на складе. Что касается категорий ВХ, BY, BZ, то здесь могут быть как совпадения (например, по срокам планирования), так и различия (по способам доставки). А для категорий АХ, AY, AZ всегда вырабатываются индивидуальные способы управления. Так, для категории АХ можно рассчитать оптимальный размер закупок и применить технологию "just in time". А для категории AZ этого сделать нельзя и приходится формировать резервный запас.
Как только устанавливаются какие классы и на основе каких предпосылок определены, можно использовать для каждого материала наиболее подходящий способ их поставки и размещения. Благодаря такой классификации снижаются издержки на обработку, хранение и отправку материалов в логистическом канале [28, с. 69].
101