2.2. Управление запасами
2.2.1. Планирование и формирование запасов
Обеспечение непрерывности производственных циклов, сглаживание конъюнктурных колебаний служат основой, определяющей образование материальных запасов. В системе логистики рациональные запасы рассматриваются как необходимый фактор стабильных и надежных поставок материальных ресурсов и продукции с учетом потребностей производства и колебаний спроса.
Традиционная практика планирования и формирования запасов имела серьезные недостатки. Ранее основной акцент делался на гарантированности поставки, а регулированием запасов практически не занимались. Если ожидалось увеличение сбыта или потребления, то закупки увеличивались, и наоборот. Если прогноз не оправдывался, то план закупок не корректировался. Часто процесс закупок материалов осуществлялся ранее, чем ощущалась необходимость в них. Децентрализованная система учета не способствовала оптимизации складских запасов. Неудовлетворительное регулирование запасов на складах приводило к накоплению запасов и замораживанию ценных ресурсов. В результате ухудшалось финансовое положение предприятий.
Логистический подход заключается в оптимизации уровня запасов, повышении доступности и максимальной готовности их к потреблению.
В современной науке переосмысливаются многие традиционные концепции "теории запасов". Новый подход трактует запас как ширму, под которой скрыты многие недостатки произведетвенной
72
деятельности: проблема качества, неспособность производить продукцию мелкими партиями, неумение правильно планировать и приобретать нужные товары, сбои в производстве и поставках продукции и т.д. [25, с. 50]
Конечно, желательно, чтобы предприятие располагало запасами материалов и товаров, достаточными для немедленного выполнения всех заказов клиентов и производства. Однако поддерживать столь большие запасы для предприятия нерентабельно. Необходимо знать, в достаточной ли мере возрастут сбыт и доходы, чтобы оправдать увеличение объема складских запасов. Только после этого можно решить, следует ли заказывать дополнительные партии товара, а если заказывать, то в каких именно количествах [104].
Виды запасов. В теории управления запасами чаще всего выделяют следующие виды запасов, существующие на промышленных предприятиях: текущий, подготовительный, страховой и сезонный. Кроме этого, могут существовать серийные запасы, которые образуются вследствие округления в сторону большего, чем рассчитано, количества товаров для производства или поставок клиентам, но не превышающего определенного размера поставок (например, в случае если поставщик поставляет только кратное количество сырья или склад обеспечивает производство только полными коробками, а не поштучно) и некоторые другие виды запасов.
Текущие запасы необходимы предприятию для обеспечения бесперебойной работы в интервале между двумя поставками. Эта часть запасов образуется в условиях равномерного и регулярного снабжения из-за несоответствия объемов поставки и разового потребления.
Подготовительный и транзитный запасы необходимы предприятию для бесперебойной работы на время подготовки материалов к эксплуатации и доставки до рабочих мест. Величина этих запасов обратно пропорциональна скорости подготовки и перевозки.
Сезонные запасы создаются в ряде отраслей производства с учетом особенностей, вызываемых сезонными циклами. Их назначение - обеспечить нормальную работу предприятий и бесперебойность производственного потребления на время сезонного перерыва в производстве, потреблении или транспортировке. Нормативная величина сезонного запаса определяется как произведение величины среднесуточного потребления данного вида материала на время перерыва в поступлении или потреблении.
73
Страховые запасы предназначены для обеспечения работы на случай возможных колебаний в объеме производства или перебоев в процессе снабжения. Их величина зависит от положения предприятия на рынке, динамики спроса, рыночной политики и периодичности пополнения запасов. Последнее условие, в частности, определяется видом транспорта и маршрутом перевозки. В отличие от текущих запасов страховые запасы являются величиной постоянной и в нормальных условиях - неприкосновенной.
Классификация запасов предприятия по вышеуказанным признакам условна, так как каждый из типов запаса физически неотличим от других, а раздельное их хранение на складе не предусматривается. Деление запаса на отдельные части связано с необходимостью их контроля и пополнения.
Издержки формирования и хранения запасов. Создание и хранение запасов всегда связано с определенными издержками. Расходы на содержание запасов бывают очень высокими. Например, последние оценки ежегодной стоимости по содержанию производственного запаса колебались от 25 % до 50 % стоимости собственно запасенного сырья. Кроме того, предприятие, вкладывая средства в запасы, теряет возможность их альтернативного использования. Поэтому перед предприятием встает задача отыскания и внедрения оптимального варианта образования запасов, который бы обеспечивал удовлетворение спроса при минимальных издержках управления запасами.
Внедрение на предприятиях эффективной системы управления запасами дает значительные положительные результаты. Ликвидируются потери рабочего времени, возникающие в результате нехватки сырья и материалов. Сводится к минимуму время простоя станков. Отпадает необходимость внесения изменений в календарные планы и устраняются дорогостоящие переналадки, вызываемые некомплектностью и недостаточностью материальных запасов. Все это приводит к снижению издержек производства.
Ликвидируются возможности появления потребности в срочных непредвиденных поставках. Вследствие улучшения структуры запасов и сокращения общего размера запаса уменьшаются оборотные средства, вложенные в материальные запасы, ускоряется их оборачиваемость, уменьшаются издержки хранения запасов.
74
Однако наличие и содержание даже оптимального количества запасов неминуемо влечет за собой расходы. Затраты на формирование и хранение запасов представляют собой расходы фирм, связанные:
Капиталовложения в запас являют собой иммобилизацию средств. Данные затраты включаются в издержки для того, чтобы отразить ту прибыль, которую можно было получить, если бы эти средства не были вложены в запасы, а использовались для других целей. Отечественные экономисты до недавнего времени считали возможным оценивать потери от иммобилизации средств, вложенных в запасы, посредством нормы эффективности капиталовложений. Зарубежные специалисты обычно отождествляют потери от этого с процентом на капитал.
Расходы на осуществление заказа или закупки включают в себя расходы на управление, зарплату служащим, телефон, почтовые расходы, факсимильную связь, бухгалтерию, транспортные расходы, инспекцию и другие расходы, связанные с закупкой или заказом на производство. Большинство заказов влекут за собой один основной расход и несколько второстепенных. С применением систем электронного обмена данными или прямого доступа к поставщику, можно значительно сократить сроки и расходы, связанные с размещением заказа или закупкой.
Издержки хранения включают в себя расходы на амортизацию, содержание, отопление и т.д. занимаемого под запас места. Их размер обычно не пропорционален стоимости запасов, а связан с характеристиками складского помещения.
В затраты на осуществление складских операций входят стоимость рабочий силы, занятой разгрузкой, погрузкой и перемещением изделий; амортизационные отчисления от стоимости подъемно-транспортного и перегрузочного оборудования или арендная плата, если техника арендуется.
75
В сфере практического применения теории управления запасами большое значение имеют так называемые издержки функционирования системы (systemic costs). К данному классу издержек относятся: издержки сбора и обработки информации, необходимой для принятия решений; издержки эксплуатации ЭВМ, если для управления запасами применяется вычислительная техника; экономия, которая может быть получена от объединения заказов на изделия нескольких наименований в один заказ; экономия, которая может быть получена от объединения заказов от нескольких складов в один общий заказ и т. д. [26, с. 20].
Под стоимостью риска подразумеваются:
Весьма сложной задачей является оценка расходов, связанных с отсутствием в запасе требуемых товарно-материальных ценностей. Считается, однако, что расходы, связанные с отсутствием запаса, гораздо более существенны, чем расходы на содержание такового.
Выделяются два основных вида "издержек дефицита" [17, с. 71]: затраты, возникающие из-за неумелого управления запасами, и затраты, возникающие из-за ограниченности товарных ресурсов, складских помещений или транспортных средств.
В первом случае спрос на товар может быть удовлетворен за счет экстренной доставки груза, а "издержки дефицита" представляют собой разницу затрат на перевозку обычными и скоростными средствами транспорта.
76
Во втором случае потери от дефицита можно оценить как издержки, связанные с просроченным заказом, упущенную выручку и косвенный ущерб, связанный с потерей предприятием его репутации. Издержки, возникающие из-за просроченного заказа, подсчитать очень трудно, но очевидно, что они зависят от продолжительности времени задержки удовлетворения спроса.
Многие виды расходов на запасы трудно определить, собрать воедино и измерить. Можно попытаться отследить конкретные расходы, связанные с конкретными изделиями, и использовать их в процессе принятия решений. Обычно такие расходы будут применимы к большому классу изделий. Другой подход заключается в том, чтобы спрогнозировать воздействие важных изменений в системах запаса на различные центры затрат.
Поскольку большинство моделей управления запасами основаны на сбалансированности расходов на содержание запаса и размещение заказа и расходов, связанных с отсутствием запаса, и имеют своей целью определение оптимального размера заказа и запасов, качество и доступность данных о расходах являются весьма важными.
Расчет нормы текущего запаса. Текущий запас - величина переменная. Его размер колеблется от максимального, равного объему партии, в момент поставки, до минимального, равного нулю, в момент перед очередной поставкой. В условиях равномерного потребления движение текущего запаса графически изображается прямой линией.
Как видно из приведенного на рис. 2.2.1 графика, размер запаса в определенный момент времени можно рассчитать по формуле
Зт = q - рt,
где Зт - размер текущего запаса в t-и момент времени; q - размер партии (максимальный размер текущего запаса); р - среднесуточный расход; t - время, истекшее после поступления очередной партии материалов на склад (максимальным значением этой величины является интервал между поставками).
Движение текущего запаса в условиях равномерного потребления определяется двумя показателями - объемом поставки и среднесуточным расходом. В зависимости от их величины интервал между поставками может быть определен по формуле
77
За норму текущего запаса принимается средний текущий запас, который равен полусумме максимального и минимального запасов или половине партии поставки.
Выражая норму запаса в днях обеспеченности, получим половину интервала между поставками
Таким образом, норма текущего запаса может быть установлена в размере 0,5 объема партии поставки или в днях обеспеченности - 0,5 интервала между поставками.
Расчет оптимального размера страхового запаса. Гарантийный (страховой) запас представляет собой товарно-материальные ценности, накапливаемые на предприятии с целью обеспечения безостановочного хода производства в период между подачей
78
заказа и поступлением очередной партии. Объем страхового запаса непосредственно влияет на готовность поставки со склада. Расчет страхового запаса должен производиться с учетом затрат на складирование и связывание капитала, а также возможных затрат при недопоставках, ведущих к сверхурочным работам, дополнительным сменам или штрафам.
Оптимальный уровень страховых запасов определяется исходя из соотношения между затратами на хранение каждой дополнительной единицы товара и "издержками дефицита", вызванными ее отсутствием (рис. 2.2.2). Оптимальная величина страховых запасов призвана обеспечить предприятию такую вероятность дефицита наличного товара, при которой потери из-за отсутствия дополнительной единицы товарной массы уравновешивались бы затратами, возникающими при увеличении запасов на данную единицу. При этом предполагается, что чем меньше гарантийный запас, тем больше потери от простоя производства, замены одних, более экономичных, материалов другими, менее эффективными, или выбора более дорогостоящего вида транспорта для доставки продукции.
79
На практике размер страхового запаса, связанный с недостатками в процессе поставок, определяется на основе статистических данных о поступлении продукции за предыдущий период. Расчет включает следующие этапы [17, с. 38]:
1. Определяется средневзвешенный интервал между поставками:
где qi - объем i-й поставки; ti - интервал i-й поставки данной продукции.
2. Выявляются опоздавшие партии, т.е. такие, интервалы которых превышают средневзвешенный.
3. Взвешиваются опоздания по объемам опоздавших партий:
где - объем i-й партии, поставленной с интервалом выше средневзвешенного;
- интервалы между поставками, превышающие средневзвешенный.
4. Рассчитывается норма гарантийного запаса с учетом фактических опозданий отдельных поставок:
где qстр - гарантийный (страховой) запас;
- средневзвешенный период опоздания; р - средний расход материала в единицу времени.
В элементарных условиях поступления и потребления материалов зависимость между числом дней необеспеченности производства данной продукцией в течение года и величиной гарантийного запаса является обратно пропорциональной и выражается формулой:
где tпр- число дней необеспеченности производства материалами; k - коэффициент пропорциональности, определяющий зависимость числа дней простоя предприятия от величины гарантийного запаса.
80
Потери от дефицита будут равны:
где с3 - потери от дефицита за один день необеспеченности.
Общая сумма затрат на содержание гарантийного запаса и потерь от дефицита равна:
где с2qстр - затраты на содержание гарантийного запаса в год.
Минимум общих затрат соответствует оптимальному размеру гарантийного запаса, когда
или
Отсюда:
В зарубежной практике применяется методика определения "экономичного объема" товарных запасов. Такой оптимальный объем рассчитывается по формуле, в которой первое из слагаемых представляет текущие запасы, а второе - страховые:
где EOS - оптимальный объем запасов; EOQ (economic order quantity) - оптимальная партия поставки товара на склад; Dm - максимальный размер спроса товара за неделю; Da - средняя величина спроса товара за неделю; N - число недель в году, на протяжении которых спрос ожидается максимальным или близким к нему [17, с. 65].
81