2.1.3. Технология закупок материалов

Процесс закупки включает ряд определенных, логически взаимосвязанных видов работ. После определения потребности и описания ее с точной дефиницией нужных характеристик, количества и качества товаров и услуг, можно выделить следующие стадии закупки: составление заявок, анализ заявок, выбор поставщика, размещение заказов, анализ заказов, выполнение заказов [17, с. 12].

61

Составление заявок. Заявки на закупку необходимых материалов подготавливаются соответствующими сотрудниками всех функциональных подразделений предприятия. Заявки содержат информацию о том, какие виды и какое количество материалов требуется, когда они должны быть поставлены, и кто составляет заявку.

Заявки составляются так, чтобы ожидаемые потребности в необходимых материалах опережали фактические потребности в них. Время между размещением заказа и получением по нему материалов называется временем опережения. Оно играет важную роль в процессе управления материальными потоками и запасами. Заблаговременная подача заявок ослабляет отрицательное воздействие неожиданных задержек в поставках. В то же время увеличение периода опережения приводит к росту размеров материальных запасов, что связано с необходимостью обеспечения непрерывной работы. Выбирая определенную политику в составлении графика заявок, следует учитывать так называемый принцип "скрипучего колеса": покупатель, рассчитывающий на установление самого незначительного времени опережения, при нарушении сроков поставки, как правило, жалуется больше и "громче" всех, вследствие чего поставщик уделяет основное внимание поставкам именно таким клиентам.

Анализ заявок. На основании полученных заявок проводится анализ потребительских свойств необходимых материалов с использованием методов функционально-стоимостного анализа и конструирования стоимости. Цель стоимостного анализа сводится к обеспечению минимальных издержек по каждому виду материалов, конкретные потребительские свойства которых предполагается использовать. Подобный анализ дает возможность получить ответ на следующие вопросы: может ли более дешевая продукция удовлетворить те же потребности? Оправдано ли существование этих потребностей? Нельзя ли отказаться от них? Могут ли другие виды продукции удовлетворять означенные потребности? Можно ли упростить конструкцию изделия? В состоянии ли поставщик снизить свою цену, участвуя с потребителем в разработке изделия или анализируя полученные спецификации?

Отдел МТО не имеет права заменять материалы, указанные в заявках производственных подразделений. Работники отдела должны анализировать поступившие заявки и предлагать такие варианты закупок, которые могут привести к снижению стоимости заказов.

62

Перечень затрат, связанных с закупкой какого-либо материала, включает: а) изучение сложившейся конъюнктуры цен на данный товар; б) поиск возможных поставщиков и установление с ними деловых контактов (командировки, телефонные переговоры, обработка данных электронной или печатной информации); в) поиск и получение информации о себестоимости производства аналогичных товаров у разных поставщиков-изготовителей; г) анализ качественных показателей товара у различных поставщиков (сведения об отбраковке, потере товарного вида, возможности ремонта или восстановления качественных показателей товара у заказчика, расходы по рекламациям, ущерб от утраты качества товара в связи с задержкой его доставки и сокращением сроков реализации, расходы по гарантийным обязательствам); д) затраты по грузообработке, складированию и хранению товара; е) транспортные расходы поставщика и покупателя, оплата экспедиторских, таможенных и страховых услуг по пути доставки товара; ж) расходы на потребительскую упаковку, транспортную тару, маркировку и кодирование товаров, издержки по финансовому учету товаров; з) непредвиденные расходы.

Установление новой техники расчетов (конструирование стоимости) имеет своей целью стимулировать творческую деятельность заинтересованных работников. Так, отделу МТО известны предложения поставщиков, конкурентные цены, другие условия поставки. В отделе главного технолога могут быть выполнены необходимые технические сопоставления. Производственный отдел имеет информацию о потребностях в материалах и ограничениях, существующих на практике, по использованию заменителей традиционного сырья, полуфабрикатов и т.д. При организации совместной работы отмеченных подразделений можно найти новые способы изготовления продукции (в том числе ее новых видов), дать им оценку и затем создать все условия для признания этой продукции потребителями.

Выбор поставщиков. Если предприятие решило, что производить какое-либо изделие собственными силами нецелесообразно, то поиск поставщиков производится путем объявления конкурса, изучения соответствующих фирменных каталогов. Основным источником получения сведений о необходимых материалах и их поставщиках являются личные контакты с "продавцами"; объявления, помещаемые в рекламных журналах; описание товаров, которое

63

дается в торговых проспектах; переписка, посещение предприятий и изучение опыта по использованию поставляемой продукции. Интернет и World Wide Web представляют собой быстро растущий информационный банк данных. В результате анализа всех этих источников составляется список потенциальных поставщиков, пользующихся доверием, при этом учитываются качество поставляемых материалов и предоставляемых услуг, уровень цен и соблюдение сроков поставки. К другим критериям относятся удаленность поставщика от потребителя, сроки выполнения текущих и экстренных заказов, наличие резервных мощностей и организация управления качеством продукции у поставщика, психологический климат в трудовом коллективе, способность обеспечить поставку запасных частей в течение всего срока службы поставляемого оборудования (для машиностроительной продукции), кредитоспособность и финансовое положение поставщика и т.п.

В целях повышения объективности оценки потенциального поставщика фирмы нередко прибегают к услугам специализированных агентств, одна из функций которых - подготовка справок о поставщиках, в том числе с использованием неформальных каналов (в США, например, такие услуги предоставляет фирма Dun & Bradstreet). В этих справках дается, в частности, оценка финансового положения поставщика по следующим показателям: отношение ликвидности поставщика к сумме долговых обязательств; отношение объема продаж к дебиторской задолженности; отношение чистой прибыли к объему продаж; движение денежной наличности; оборачиваемость запасов и другие. По условиям заказа такая справка предназначена для использования исключительно заказчиком и не подлежит передаче прочим фирмам. При решении задачи выбора и оценивания поставщика используются экспертные системы, автоматизированные программы оценки качества работы (например, IBM Computerised Vendor Selection System), методы исследования операций, но окончательный выбор поставщика является в той или иной степени волевым актом принимающего решение лица.

Список поставщиков обычно составляется по каждому конкретному виду поставляемых материалов. После этого остается установить контакт с соответствующими предприятиями и получить от них предложения по цене и срокам поставки.

Использование полного и постоянно уточняемого списка поставщиков позволяет установить более низкие цены и получить

64

услуги, качество которых выше. При этом следует осуществлять постоянный поиск новых источников поступления материалов и регулярно проверять выполнение договорных обязательств традиционными поставщиками. Крупные заказы целесообразно размещать между двумя и более поставщиками с тем, чтобы проверить конкурентоспособность основного поставщика и обеспечить безусловное выполнение заказа. Некоторые поставщики предлагают особые условия сотрудничества: оказание специфической технической помощи; предоставление своих программ подготовки специалистов и т.д., что делает выгодным заключение соответствующих контрактов.

Оценивание качества работы уже отобранного поставщика проводится по итогам его деятельности за год, полугодие и т.д. с участием различных заинтересованных подразделений фирмы - снабженческих, технологических, конструкторских. Оценивание может проводиться вычислением рейтинга по заранее разработанной шкале оценок качества работы по различным параметрам. Если рейтинг поставщика ниже допустимой величины, то договор поставки подлежит расторжению.

Размещение заказов. Закупка материалов осуществляется по-разному в зависимости от вида материала и размера заказа.

Закупка уникальных машин и производственного оборудования осуществляется на основании разовых контрактов. Цена, устанавливаемая на оборудование, включает стоимость его разработки, производства и монтажа. Переговоры ведутся одновременно с несколькими возможными поставщиками и, как правило, носят затяжной характер, поскольку спецификации не утверждаются до выяснения возможностей поставщика. Разработка новых конструкций часто осуществляется в процессе совместной работы соответствующих отделов предприятия-покупателя и предприятия-продавца.

Покупная цена на дешевые изделия, потребность в которых возникает весьма редко, может превышать издержки, связанные с оформлением заказа. В этом случае целесообразно открыть в банке счет на поставщика. Поставщик следит за выполнением прямых заказов и периодически выписывает счета покупателю. Отдел МТО принимает непосредственное участие в определении основных условий открытого контракта, а также проверяет выполнение обязательств по платежам.

65

В случае постоянного спроса на традиционно используемые материалы выдается единый заказ на несколько позиций, что позволяет отказаться от необходимости составлять индивидуальные заказы. Контракт, заключаемый на этой основе, отличается от открытого тем, что выписывается на однородную продукцию и позволяет составлять прогнозы. Цена на такую продукцию может устанавливаться один раз в году, а поставки осуществляются по требованию в течение всего года. Как покупатель, так и продавец получают прибыль, заключив такое двустороннее соглашение. Покупатель может включить в соглашение условие о разовой поставке большей части закупаемой им в течение года продукции и снизить тем самым расходы на оформление заказов. Продавец, обеспечивший рынок сбыта для своей продукции, может уменьшить расходы на рекламу, а также другие издержки, связанные с реализацией продукции.

Оптимальный временной режим поставок зависит от особенностей организации основного производства, т.е. от модели производственной логистики. Он может быть определен только в том случае, если будет дана, во-первых, стоимостная оценка единицы времени, необходимого для осуществления поставок ресурсов в производство, во-вторых, стоимостная оценка точности соблюдения графика поставок. Сопоставляя общие затраты, образующиеся при различных сочетаниях скорости поставок и стабильности, определяют компромиссный вариант системы снабжения данного предприятия.

Так, если в основном производстве принята система Kanban, то и в снабженческой логистике используется система поставок, детерминированных по часам и суткам. Здесь главным критерием оценки функционирования системы поставок может быть только ритмичность, четкое соблюдение графика. И наоборот, если основное производство ориентировано на индивидуальные заказы, на работу по системе "острова производства", то в снабженческой логистике будут применяться модели, позволяющие получать разнообразные материальные ресурсы для выполнения поступающих заказов в минимальные сроки.

Анализ заказов. Размеры заказов и продолжительность периода, в течение которого эти заказы выполняются, контролируются отделом МТО с тем, чтобы установить соответствие ожидаемых сроков поставки календарному плану. При этом возможен пересмотр календарных

66

планов. Допускается внесение изменений в календарные планы-графики выпуска продукции. В отдельных случаях предоставляется возможность изменения сроков поставки материалов. Координирование такого рода вопросов происходит на основе использования внутренних и внешних открытых каналов связи предприятия. Отдел МТО выступает при этом в роли коммутатора.

Функция контроля выполнения заказа - это стандартная функция, определяющая способность поставщика выполнять свои обязательства по срокам доставки. При возникновении проблем, - например, с количеством и качеством, - заказчику необходимо знать об этом как можно скорее, с тем, чтобы предпринять соответствующие меры. Мероприятия по контролю и ускорению выполнения заказа, которые требуют частых запросов поставщика о том, на каком этапе находится осуществление заказа с возможным посещением поставщика, будут осуществляться только для важных и (или) долгосрочных закупок на крупную сумму. Контроль выполнения заказа часто осуществляется по телефону для получения немедленной информации, но ряд компаний используют простую форму, часто составленную на компьютере, для запроса информации по срокам отгрузки товаров или проценту выполнения заказа по состоянию на конкретную дату.

Экспедирование заказа - это своего рода давление на поставщика с тем, чтобы он выполнял свои обязательства по доставке товара, доставлял товар с опережением графика или ускорил доставку товара в случае отставания от графика. В качестве стимула может применяться угроза аннулирования заказа или прекращения деловых отношений в будущем, если поставщик не может выполнить условий соглашения. Ускорение выполнения заказа обычно необходимо только для небольшого количества заказов на закупку, поскольку если компания проделала определенную работу по планированию своих потребностей в сырье, то ей не потребуется переносить дату доставки, кроме особых обстоятельств.

Выполнение заказа. Получение заказанных материалов в обусловленных количествах и на приемлемых условиях - необходимый признак завершения сделки. Купля-продажа соответствующим образом документально оформляется, после чего производится оплата. С окончательной цены могут быть предоставлены скидки за количество, за наличный расчет, специальные.

67

Скидки за количество заказанных материалов обусловливаются тем, что при выдаче заказов на большие количества снижаются издержки, связанные с осуществлением продажи, погрузочно-разгрузочных операций, оформлением необходимых документов. Предоставление скидки за платежи наличными оправдано сокращением сроков расчетов. Специальные скидки устанавливаются за немедленную оплату счетов и т.п.

Применение современных технологий при осуществлении закупок. В настоящее время многие компании планируют развитие и модернизацию технологических систем осуществления закупок. При этом на одно из первых мест ставится необходимость приобретения дополнительных компьютеризированных систем закупки и наличие электронного обмена данными в качестве критических факторов успеха для выполнения текущих и будущих стратегических задач.

Компьютеры могут применяться для выполнения многих функций в области закупок. Основные преимущества применения компьютеризированных систем следующие [24, с. 128]:

  1. Компьютерная обработка процедур до минимума снижает усилия служащих по обработке вручную, что в итоге приводит к меньшему количеству ошибок и сокращению времени на обработку.
  2. Учетная информация часто более точна и доступна по первому требованию, что оборачивается лучшей подготовкой переговоров, лучшими ценами и качеством.
  3. Контроль над операциями улучшается не только благодаря своевременному наличию информации для принятия правильных решений, но и гибкости, которая достигается путем облегчения обработки большого объема информации и обеспечивает новыми возможностями покупателя и менеджера.
  4. Оперативная деятельность улучшается благодаря наличию информации и улучшенному контролю операций. Отдел закупок может полнее интегрировать свои действия с действиями других отделов компании.
  5. Отношения с поставщиками могут быть улучшены благодаря ускоренным потокам точной информации, а также благодаря тому, что покупатель посвящает больше времени на переговоры по ключевым вопросам.

Впечатляет прогресс в 80-х годах XX века. Параллельно росту применения компьютеров при решении вопросов снабжения, возросла

68

возможность непосредственного обмена данными и документами между компанией-покупателем и ее поставщиком. Это позволило как покупателю, так и поставщику более своевременно и точно получать информацию, тем самым повышая эффективность и качество принятых решений, а также сокращая бюрократическую волокиту.

Имея прямую связь с поставщиком, покупатель может: получить расценки, определять наличие нужных товаров на складе поставщика, передавать заказ на закупку, получать информацию отдела контроля по выполнению заказа, обеспечивать поставщика информацией об изменениях в требованиях к закупаемому сырью, вызванных пересмотром графика поставок, получать информацию по обслуживанию заказа, рассылать письма и уведомления и т.п.

Существует несколько причин роста электронного обмена данными (EDI). Во-первых, использование EDI становится стандартным способом ведения бизнеса, особенно в производственной сфере. Отработана технология, расширяется сеть провайдеров, что делает электронный обмен данными доступным как для малых, так и для крупных компаний. Во-вторых, применение электронного обмена данными создает потенциальную возможность сокращения суммарного времени производственного цикла. В-третьих, электронный обмен данными содействует более тесной связи между покупателем и поставщиком. Способствуя автоматизации работы со стандартными сделками, EDI высвобождает время покупателя на работу совместно с поставщиками над проектами, приносящими большую добавленную стоимость. Компании, которые в состоянии использовать стратегический потенциал электронного обмена данными, особенно в области обмена срочной информацией, а не просто для электронной обработки типичного заказа, имеют шанс получить самую большую прибыль и повысить свою конкурентоспособность.

Процесс закупки материалов значительно меняется, если используются современные технологии ведения электронного бизнеса. При использовании потенциала электронной торговли главным способом обмена информацией становится Internet.

Что происходит при переносе бизнес-процесса закупок в Internet? Если очень упрощенно (в реальности все, конечно, сложнее), то создается отраслевой портал, который доступен поставщикам - реальным и потенциальным. Компания на нем объявляет свои потребности, и не только текущие, но и те, которые по плану

69

возникнут в будущем. Рынок становится прозрачным. На нем неизбежно возникают мини-аукционы, на которых можно добиваться минимальной цены. Есть возможность мгновенно сравнить цены от многих поставщиков по открытой - аукционной, либо закрытой - тендерной системе при условии, что весь массив данных по предприятиям отрасли доступен через внутреннюю поисковую систему. Это позволяет не только снизить обычные издержки на подбор и поиск поставщика, но и в реальном времени сформировать совместные бюджеты на закупки нескольких товарных групп для разных подразделений компании или скооперироваться с другими партнерскими компаниями в закупочный союз.

Отраслевой портал в секторе B2B ("business-to-business") является интеграцией моделей товарно-сырьевой биржи, электронного каталога участников и их возможностей, а также информационно-аналитического издания отрасли. То есть все то, что необходимо для обслуживания сделки, можно найти в одном месте в режиме on-line. Во-первых, при этом снижаются затраты на управление процессом закупок и, соответственно, поставок, за счет минимизации расходов на посредников и экономии времени в некоторых случаях на 30 - 40 %.

Во-вторых, в традиционном бизнесе всегда присутствуют довольно большие запасы на складах. Основная причина - отсутствие достаточно оперативного, в реальном масштабе времени, взаимодействия с поставщиком. Перенос этого процесса в Internet снимает это ограничение. Процесс поставки приближается к режиму "on-line", фактически "с колес". Особенно если транспортные функции также реализуются через Internet. Таким образом "труба" поставки от поставщика до потребителя и становится складом. Более того, наметилась тенденция переноса складских запасов к поставщику. И это логично: если нет проблем с оперативным управлением, то зачем создавать большие запасы, пусть их держит поставщик. Избавление от запасов, да еще при дефиците оборотных средств, - существенный аргумент в пользу электронного бизнеса.

Internet может играть роль электронного канала, отслеживающего поставки всех комплектующих продукции на всех стадиях производства. В случае задержки такой канал может автоматически скорректировать производственный план или "договориться" с другим поставщиком. При наличии информации "в каком ящике какого трейлера лежит нужная деталь", можно идеально оптимизировать каналы поставки.

70

Потенциальный вклад компьютеризированной системы в процесс закупок [24]

71

И наконец, резко снижается вероятность ошибок. Все автоматически документируется, и уже невероятной становится ситуация, когда бизнес-партнер оправдывается, что не расслышал по телефону или неправильно понял.

Безусловно, перевод процесса закупки материалов в Internet потребует времени. Однако тот, кто не начал этот процесс сейчас, через некоторое время будет просто вытеснен с рынка. Такой эффективности и экономии традиционными средствами достичь практически невозможно.

72